« Toutes les entreprises de Floride » n'est pas une cible. Une liste de prospects devient utile lorsqu'elle est assez resserrée pour que le même message ait du sens pour chaque ligne. Ce guide présente une méthode fondée sur des sources publiques, sans rien cacher de leurs limites.

1. Décrivez le client avant de toucher aux données

Écrivez en une phrase qui achète chez vous : « les garages automobiles indépendants du sud-ouest de la Floride » ou « les sociétés de gestion d'associations de propriétaires de la Gold Coast ». Si vous ne parvenez pas à écrire cette phrase, aucune source de données n'y remédiera. Ajoutez ce qui doit être vrai pour qu'une fiche soit exploitable (un numéro de téléphone, un site web, une immatriculation active) : chaque condition réduit la liste, et mieux vaut le savoir avant de compter.

2. Traduisez le secteur en codes NAICS

Le secteur s'exprime généralement en codes du North American Industry Classification System (NAICS). Partez large (secteur 23, Construction), puis descendez aussi loin que votre message l'exige (238160, Roofing Contractors). Deux mises en garde :

  • Le registre des sociétés de Floride n'enregistre aucun secteur d'activité. Le contenu des statuts constitutifs et des rapports annuels est fixé par la loi (Fla. Stat. § 607.0202, Fla. Stat. § 607.1622), et aucun code sectoriel n'en fait partie. Tout code NAICS figurant dans une liste de Floride a été ajouté à partir d'une autre source ou déduit d'une description.
  • Les codes sont révisés. L'édition en vigueur est NAICS 2022 ; les listes codées selon une édition antérieure doivent être converties.

Pour en savoir plus sur la lecture des codes : Les codes NAICS expliqués pour les listes de prospects.

3. Choisissez des comtés, pas des « régions »

La Floride compte 67 comtés, et le comté est le filtre géographique le plus net, car chaque adresse appartient à un seul comté. « South Florida » ne désigne pas la même chose pour tout le monde ; « Miami-Dade, Broward et Palm Beach », si. Regroupements courants :

  • Sud-est : Miami-Dade, Broward, Palm Beach
  • Tampa Bay : Hillsborough, Pinellas, Pasco, Manatee
  • Agglomération d'Orlando : Orange, Osceola, Seminole, Lake
  • Sud-ouest : Lee, Collier, Charlotte, Sarasota
  • Nord-est : Duval, St. Johns, Clay, Nassau
  • Panhandle : Escambia, Santa Rosa, Okaloosa, Walton, Bay, Leon

Gardez à l'esprit ce que signifie le comté dans une liste : celui de l'adresse principale enregistrée. Un entrepreneur immatriculé dans un comté peut travailler dans cinq autres, et une société dont le siège est à Atlanta peut exploiter une grande agence à Orlando sans avoir la moindre adresse principale en Floride.

Pour connaître le nombre d'établissements employeurs d'un comté avant de choisir, utilisez les chiffres officiels du Census dans notre tableau Entreprises de Floride par comté ; ce qu'ils montrent est expliqué dans Statistiques des entreprises de Floride par comté.

4. Combinez les sources : aucune n'est complète

  • Identité : la Division of Corporations (Sunbiz) pour la dénomination légale, la forme juridique, le numéro de document, le statut et les adresses ; la division propose aussi ses données sur les sociétés en téléchargement gratuit. Voir Comment rechercher les fiches d'entreprises de Floride sur Sunbiz.
  • Licence : pour les secteurs réglementés, l'autorité qui délivre les licences. Les entrepreneurs du bâtiment, les agents immobiliers, les architectes et les établissements d'hébergement et de restauration reçoivent leur licence du Department of Business and Professional Regulation ; les professionnels de santé, du Department of Health. Voir Vérifier les licences professionnelles en Floride.
  • Nom commercial (« doing business as ») : les enregistrements de fictitious names relient le nom d'une enseigne à l'entité juridique (Fla. Stat. § 865.09).
  • Coordonnées : le site web de l'entreprise elle-même. C'est la seule source où l'entreprise a décidé elle-même quel numéro de téléphone et quelle adresse e-mail publier.

Le vrai travail consiste à rapprocher ces sources. Les noms diffèrent (« Sunshine A/C LLC » contre « Sunshine Air Conditioning »), les adresses changent, et aucun identifiant n'est commun à toutes les administrations. Attendez-vous à des fiches impossibles à rapprocher, et ne forcez pas un rapprochement.

5. Choisissez les champs et conservez la clé

Un minimum exploitable comprend la dénomination légale, la forme juridique, le numéro de document, le statut, l'adresse, le comté, le secteur, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et le site web. Conservez toujours le numéro de document. C'est lui qui vous permet de mettre la liste à jour plus tard sans créer de doublons, et de prouver d'où vient une fiche.

Laissez vides les champs vides. Une adresse e-mail devinée (info@ suivi du domaine) n'est pas une donnée, et l'envoi à des adresses générées est précisément ce que le CAN-SPAM Act traite comme une circonstance aggravante lorsque le message est par ailleurs illicite (15 U.S.C. § 7704(b)(1)).

6. Nettoyez avant de compter

  • Statut : supprimez les entités inactives, ou signalez-les, selon votre objectif. Une entité qui n'a pas déposé son rapport annuel peut encore être en activité ; une entité active peut ne plus l'être.
  • Doublons : une même entreprise peut apparaître sous plusieurs entités (une société d'exploitation et une société détenant les biens immobiliers à la même adresse). Décidez laquelle vous voulez.
  • Adresses d'agents : si des centaines de fiches partagent une même adresse, il s'agit probablement des bureaux d'un registered agent, pas d'un quartier d'affaires.
  • Adresses personnelles : une petite entreprise peut être immatriculée au domicile de son propriétaire. Réfléchissez-y à deux fois avant d'y envoyer un commercial.

7. Vérifiez les règles de votre canal avant le premier contact

Ce n'est pas la liste qui détermine l'usage que vous pouvez en faire, c'est le canal.

  • Le publipostage à une adresse professionnelle n'est pas soumis aux règles de consentement et d'opposition au démarchage applicables aux appels et aux SMS décrites ci-dessous ; le droit commun de la publicité reste applicable.
  • L'e-mail doit respecter le CAN-SPAM Act, qui « makes no exception for business-to-business email » (ne prévoit aucune exception pour les e-mails entre entreprises) (guide de conformité de la FTC) : en-têtes et objet exacts, adresse postale physique et lien de désinscription fonctionnel.
  • Les appels et les SMS relèvent des règles fédérales du TCPA et du Florida Telephone Solicitation Act (Fla. Stat. § 501.059), avec des exigences de consentement pour la numérotation automatique et des listes d'opposition au démarchage distinctes au niveau national et en Floride.

Le détail, avec des liens vers chaque source, se trouve dans Les règles de la prospection à froid en Floride. Quel que soit le canal, tenez une liste d'exclusion dès le premier jour et appliquez-la à chaque nouvelle liste.

Testez à petite échelle

Avant d'acheter ou de constituer 10 000 fiches, travaillez-en 100. Appelez-les ou écrivez-leur, puis comptez combien d'adresses étaient erronées, combien d'entreprises avaient fermé et combien ne correspondaient pas à ce qu'indiquait le code. Ce taux d'erreur vous en dit plus sur une source de données que n'importe quelle description, y compris la nôtre.

Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique.

flfirms.com prépare un jeu de données de Floride organisé selon ces principes : 15 secteurs, 67 comtés et 15 colonnes. Il n'existe pas encore ; la structure prévue et un fichier d'exemple avec des entreprises fictives sont présentés sur la page Format d'export et fichier d'exemple.