Toute société par actions, limited liability company et société en commandite constituée en Floride, ou enregistrée pour y exercer, dépose ses documents auprès de la Division of Corporations du Florida Department of State. Le site web de la division est connu sous le nom de Sunbiz, et ses fiches sont accessibles à tous. Ce guide explique ce que contient une fiche, comment la lire et ce qu'elle ne peut pas vous dire.

Pourquoi les fiches sont publiques

Le droit de Floride rend les documents administratifs publics par défaut : « It is the policy of this state that all state, county, and municipal records are open for personal inspection and copying by any person » (l'État a pour principe que tous les documents de l'État, des comtés et des municipalités peuvent être consultés et copiés par toute personne) (Fla. Stat. § 119.01(1)). Les dépôts remis au Department of State sont de tels documents. Vous n'avez besoin ni d'un compte ni d'un motif pour rechercher une entreprise sur search.sunbiz.org.

Ce que contient une fiche

Le contenu d'une fiche découle de ce que la loi impose à une entreprise de déposer. Deux dépôts comptent le plus.

L'acte constitutif. Les articles of incorporation doivent indiquer la dénomination sociale, l'adresse du siège principal initial et, si elle est différente, l'adresse postale, le nombre d'actions autorisées, l'adresse du siège enregistré avec le nom du registered agent, ainsi que le nom et l'adresse de chaque fondateur (Fla. Stat. § 607.0202). Les articles of organization d'une LLC doivent indiquer la dénomination, l'adresse et l'adresse postale du siège principal, ainsi que le nom et l'adresse en Floride du registered agent (Fla. Stat. § 605.0201).

Le rapport annuel. Chaque année, une société par actions déclare sa dénomination, sa date de constitution, l'adresse de son siège principal et son adresse postale, son numéro fédéral d'identification d'employeur (FEIN), ainsi que les noms et adresses professionnelles de ses administrateurs et principaux dirigeants (Fla. Stat. § 607.1622). Une LLC déclare notamment le nom, le titre ou la qualité et l'adresse d'au moins une personne habilitée à gérer la société (Fla. Stat. § 605.0212).

Au total, une fiche vous indique :

  • la dénomination légale exacte et la forme juridique,
  • le numéro de document attribué par la division, qui est la clé à conserver lorsque vous travaillez avec les données,
  • la date de dépôt et le statut actuel,
  • l'adresse principale et l'adresse postale,
  • le registered agent et le siège enregistré,
  • les dirigeants, administrateurs ou gérants nommés dans le dernier rapport,
  • l'historique des documents déposés et des rapports annuels.

L'adresse du registered agent n'est pas l'adresse principale

Toute société doit « designate and continuously maintain » (désigner et maintenir en permanence) un siège enregistré et un registered agent en Floride (Fla. Stat. § 607.0501). L'agent reçoit les actes juridiques pour le compte de l'entreprise. Beaucoup d'entreprises désignent un registered agent commercial ou un cabinet d'avocats : de nombreuses sociétés sans lien entre elles peuvent donc partager la même adresse de siège enregistré. Si vous voulez savoir où une entreprise se trouve réellement, regardez l'adresse principale, en gardant à l'esprit qu'elle aussi peut être un domicile, une boîte postale ou le cabinet d'un comptable.

Comment lire le statut

Une entité conserve son statut actif en déposant un rapport annuel. Le rapport doit être déposé entre le 1er janvier et le 1er mai (§ 607.1622(4)). S'il est déposé après le 1er mai, une pénalité de retard de 400 $ s'ajoute aux frais (§ 607.193(2)(b)). Si le rapport n'est toujours pas remis « by 5 p.m. Eastern Time on the third Friday in September » (avant 17 h, heure de l'Est, le troisième vendredi de septembre), le département peut dissoudre la société par voie administrative (Fla. Stat. § 607.1420) ; la même échéance s'applique aux LLC (Fla. Stat. § 605.0714).

Deux conséquences pratiques :

  • « Inactive » signifie souvent « n'a pas déposé », pas nécessairement « a cessé son activité ». Une entité dissoute peut demander sa réintégration, et certaines entreprises continuent d'exercer dans l'intervalle.
  • « Active » signifie « a déposé », pas « est en activité ». Une entité peut rester active pendant des années sans clients, sans personnel ni site web.

En raison de l'échéance de septembre, une liste d'entités actives extraite en août et une autre extraite en octobre peuvent différer sensiblement. Notez toujours la date d'extraction d'une liste.

Les noms « doing business as » : l'enregistrement des noms commerciaux

Le nom affiché sur une devanture n'est souvent pas celui de l'entité juridique. Le Fictitious Name Act de Floride définit un nom commercial comme « any name under which a person transacts business in this state, other than the person's legal name » (tout nom, autre que son nom légal, sous lequel une personne exerce une activité dans l'État) et impose son enregistrement auprès de la Division of Corporations avant toute activité sous ce nom (Fla. Stat. § 865.09). L'enregistrement indique le nom, l'adresse postale de l'entreprise ainsi que le nom et l'adresse de chaque déclarant. Lorsqu'une recherche par le nom de l'enseigne ne trouve aucune société, les fiches de noms commerciaux sont le prochain endroit où chercher.

Des données en masse plutôt que des recherches une par une

Vous n'êtes pas obligé de rechercher les entreprises une par une. La division indique qu'elle « offers free data downloads for informational purposes » (propose des téléchargements de données gratuits à titre informatif) : des fichiers quotidiens contenant les dépôts ajoutés ce jour-là et des fichiers trimestriels, générés en janvier, avril, juillet et octobre, qui « contain all active data at the time the file is generated » (contiennent toutes les données actives au moment de la génération du fichier) (Sunbiz, Data Downloads). Les téléchargements « are offered as is and may be changed, replaced or deleted at any time » (sont fournis en l'état et peuvent être modifiés, remplacés ou supprimés à tout moment). Ce qui est gratuit et ce qui ne l'est pas est traité dans Les données Sunbiz sont-elles gratuites ? ; les fichiers quotidiens, dans Comment trouver les nouvelles immatriculations d'entreprises en Floride. Les descriptions de fichiers sont citées telles qu'elles se présentaient le 11 octobre 2026.

Les définitions du fichier des sociétés décrivent un fichier texte à longueur fixe avec une fiche de 1 440 caractères par entité : numéro de la société, dénomination, statut (« A » pour actif, « I » pour inactif), type de dépôt, adresse principale et adresse postale, date de dépôt, numéro FEI, dates des trois derniers rapports annuels, registered agent et jusqu'à six dirigeants. La division ajoute une réserve à prendre au sérieux : les adresses et les dirigeants indiqués dans le fichier « may not reflect the most current information on sunbiz.org because of the limited space in the file » (peuvent ne pas refléter les informations les plus récentes de sunbiz.org en raison de la place limitée dans le fichier).

Pour donner un ordre de grandeur : les statistiques de la division elle-même recensaient 4 129 182 entités commerciales actives au 8 juillet 2026, dont 3 004 129 limited liability companies (Sunbiz, Yearly Statistics).

Ce que Sunbiz ne vous dit pas

  • Ni téléphone, ni site web. Les lois citées ci-dessus ne les mentionnent pas parmi les éléments obligatoires de l'acte constitutif ou du rapport annuel, et le fichier de données ne comporte pas ces champs.
  • Aucun secteur d'activité. Les dépôts ne contiennent ni code NAICS ni autre classification sectorielle. Vous ne pouvez pas demander au registre « tous les couvreurs ».
  • Aucune licence. Le fait qu'une entreprise du bâtiment, un agent immobilier ou une clinique détienne une licence professionnelle est enregistré par les autorités qui délivrent les licences, et non par la Division of Corporations. Voir Vérifier les licences professionnelles en Floride.
  • Aucune taille. Il n'y a ni effectifs ni chiffre d'affaires.
  • Pas d'entrepreneurs individuels en tant que tels. Les dépôts d'entités décrits ci-dessus sont effectués par des sociétés par actions, des LLC et des sociétés de personnes. Une personne exerçant sous son propre nom légal n'apparaît dans les fiches de la division que par un autre dépôt, comme l'enregistrement d'un nom commercial.

Utiliser Sunbiz pour la prospection

Pour vérifier une entreprise, Sunbiz est la source officielle et ne coûte rien. Pour constituer une liste de prospects, c'est un point de départ, pas un produit fini : il vous donne l'identité et l'adresse, et vous devez ajouter le secteur et les coordonnées à partir d'autres sources. La marche à suivre pas à pas est décrite dans Comment constituer une liste de prospects B2B en Floride par secteur et par comté.

Deux précautions avant de copier des noms du registre dans une campagne :

  • Les dirigeants et les agents sont des personnes. Un document public n'est pas une invitation à démarcher les personnes qui y sont nommées à leur adresse personnelle. Si vous êtes soumis à une législation sur la protection des données, comme nous le sommes au titre du RGPD de l'UE, ces noms sont des données personnelles.
  • Public ne veut pas dire sans restriction. L'e-mail, les appels et les SMS ont leurs propres règles, quelle que soit la provenance des coordonnées. Voir Les règles de la prospection à froid en Floride.

Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Les textes de loi sont cités tels que publiés au 10 octobre 2026, et les pages de la Division of Corporations telles qu'elles se présentaient le 11 octobre 2026 ; vérifiez le texte en vigueur avant de vous fier à une échéance, à un montant ou à une description de fichier.

Les sources publiques que nous prévoyons d'utiliser pour la base de données des entreprises de Floride sont décrites dans sources des données et méthodologie.